Storrumskontorer understøtter ikke alle typer arbejde. Forskellige opgaver kalder på forskellig indretning af kontorer. De fleste typer arbejde indeholder både behov for samarbejde og individuel fordybelse. Det er derfor vigtigt at tage udgangspunkt i de opgaver, I skal løse på jeres arbejdsplads, og de krav, de stiller til indretningen - en kommunikationsafdeling har f.eks. mere behov for at snakke end et bogholderi.
Standardløsninger duer ofte ikke, når det gælder indretning af åbne storrumskontorer. Indretningen skal ses i sammenhæng med det arbejde, der skal udføres. Der er medarbejdere, der nærmest sidder på den samme stol fra otte til fire, og så er der f.eks. sælgere, der farer ud og ind. De, der farer ud og ind ad døren, bør man placere tættest på udgangen og de andre længst tilbage i lokalet. På den måde kan trafik og placering mødes.
I dag arbejder man ikke kun ved sit skrivebord, fordi arbejdet ofte består af bl.a. uformelle møder og fordybelsesarbejde, som ikke bliver understøttet, hvis man kun har ét stort rum at sidde i - er det vigtigt at kunne arbejde andre steder end i storrummet. Det kan være i et hjørne af et større mødelokale, i en lille café, stillerum eller en hjemmearbejdsplads. Storrum kan opdeles i ’arbejdszoner’ og fællesområder.
Team- og projektarbejde egner sig godt til åbne kontorer, hvor de hele tiden kan afstemme viden med hinanden og holde små, hurtige og uformelle møder. Grupperne kan eventuelt adskilles ved hjælp af grønne planter eller skillevægge. Man kan også regulere akustikken via materialer og udformning, så man på en afstand af 6-7 meter ikke kan høre, hvad der bliver talt om
På samme måde er det også vigtigt at tænke teknologien ind i arbejdsformen. I stedet for at basere sig på stationær teknologi og telefoni kan man tænke i bærbare computere og mobiltelefoner.
I storrumskontoret får man meget færre hyldemeter, så man kan indføre en årlig oprydningsdag, hvor medarbejderne skal smide deres gamle papirer i containere.
Free seating
En ny arbejdsdag starter med, at medarbejderen finder et andet skrivebord, end det man sad ved dagen før. Så skubber man sin personlige reol på hjul med arbejdspapirer og familiefoto på plads for bordenden, og derefter kan dagens arbejde begynde. Ved free seating skærer man antallet af skriveborde ned og prioriterer det fælles ved at give mere plads til cafemiljø, projektrum og stillekontorer. Der skal også udarbejdes en clean desk-politik, om at skrivebordene skal ryddes hver dag.
Før I indfører free seating, er det vigtigt at lave en analyse af medarbejdernes tid på kontoret. Hvis f.eks. medarbejderne er til stede omkring 80 procent af tiden, så vil I hurtigt komme til at mangle skriveborde.
Fokus på lyd og varme
For at undgå støjgener kan man skabe forskellige akustiske miljøer, der er tilpasset de aktiviteter, der kommer til at foregå. I alle arbejdszoner er der absorberende overflader med støjdæmpende lofter og gulve, med en ekstra lydisolering af absorberende materialer på væggene., som fx er gemt i kunstplakater på væggene. Derudover kan der lægges tæpper på gulvet, mens der er trægulve i fællesområderne.
Stillerum skal behandles akustisk, så man for eksempel kan have en medar-bejdersamtale, uden at nogen kan høre noget udenfor rummet. Er der en glasrude i væggen, bør den være matteret eller mønstret.
Ofte vil man placere printerrummet helt centralt, så alle medarbejdere har lige langt til det, men de, der sidder i nærheden, vil til gengæld blive forstyrret af mange medarbejdere i løbet af en dag. Man bør overveje at have to printerrum eller placere de medarbejdere med størst printbehov nærmest printerrum.
Caféområder kan være kilde til irritation på mange arbejdspladser. Taler folk dæmpet omkring bordet, kan det anspore til, at de omkringsiddende skærper alle sanser for at høre efter, eller omvendt kan lydniveauet være generende højt. Der hvor et godt caféområde lykkes, ligger det i umiddelbar forbindelse med storkontoret, så man bruger det, men alligevel drejet lidt væk, eventuelt med en skærm foran.
Med flere personer og teknisk udstyr samlet i et rum skal standarden for den tilladte temperatur om sommeren sænkes.
Storrumskultur
Overgang til åbne kontorer skaber ofte utilfredshed hos medarbejdere, der oplever støj og forstyrrelse, som går ud over deres koncentration. Det kan man imidlertid imødegå ved at arbejde målrettet på at skabe en fælles kultur og fælles forståelse for, hvad de åbne kontorer kan bruges til, og hvordan man opfører sig i dem. Succes med åbne kontorer afhænger af, om I er enige om, hvad der er "rigtigt" arbejde, og at dette også omfatter uformelle møder og forstyrrelser fra kolleger. Kulturen og arbejdsopfattelsen er central for, om vi opfatter aktiviteterne i de åbne kontorer som forstyrrende støj eller nødvendig videndeling.
Skal man indfører faste spilleregler? Hvornår er det i orden at forstyrre en kollega? Hvordan skal man tolke hinandens signaler f.eks. hvornår man vil have fred til at arbejde og altså ikke lige skal forstyrres. Man må formulere sine ønsker og behov, som for eksempel hvor ofte man har meget koncentra-tionskrævende opgaver. Man må gøre sig klart, hvilke opgaver, der kræver ro, og hvilke, der ”støjer”.
Nogle forskere advarer mod adfærdsregler, fordi de skaber en tyssekultur, som forhindrer videndeling. Men der altid vil være regler - skrevne eller uskrevne - og de handler om magt. Magt til de introverte eller til de ekstroverte.
Derfor kan det være nødvendigt at lave specielle retningslinjer for kulturen i storrummet, som regelmæssigt bliver taget op. Nogle arbejdspladser har indført adfærdsregler for at mindske oplevelsen af at blive forstyrret, f.eks. koster det flødeboller til alle kolleger, hvis mobilen ringer, mens man er væk. En anden regel er, at mobiltelefoner skal stå på lydløs.
Der er mere materiale om, hvordan man løse arbejdsmiljøproblemer i stor-rumskontorer. Du kan fx se mere på BAR-FOKA - Fremtidens kontor eller storrumsguiden
